Privacyverklaring

Wie zijn wij?

FiO Advies is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Je kunt ons bereiken via:

FiO Administratie en Belastingadvies B.V. (handelsnaam FiO Advies)
Westhoven 7, 6042 NV Roermond
KvK 62089021
E-mail: info@fioadvies.nl
Telefoon: 085 004 8005

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld als je het contactformulier invult, een afspraak inplant, ons belt, mailt of een WhatsApp-bericht stuurt, of als je klant bij ons wordt:

• Naam, bedrijfsnaam, rechtsvorm en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• De inhoud van je bericht en je voorkeur voor contact
• Gegevens die je ons geeft voor een afspraak, zoals datum en tijd
• Als je klant bent: de gegevens die nodig zijn voor je administratie en aangiften, zoals financiële gegevens, je BSN of KvK-nummer en gegevens van je fiscale partner als dat nodig is voor je aangifte
• Technische gegevens die de webserver automatisch vastlegt, zoals je IP-adres, browsertype en het tijdstip van je bezoek

Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

• Om contact met je op te nemen en je vraag te beantwoorden (grondslag: jouw verzoek en ons gerechtvaardigd belang)
• Om een kennismaking of afspraak in te plannen (grondslag: uitvoering van een overeenkomst of jouw verzoek)
• Om onze diensten uit te voeren, zoals je administratie en belastingaangiften (grondslag: uitvoering van de overeenkomst)
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (grondslag: wettelijke verplichting)
• Om de website veilig te houden en misbruik van het contactformulier te voorkomen (grondslag: gerechtvaardigd belang)

Wij gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering, en wij verkopen je gegevens niet.

Contactformulier

Als je het contactformulier invult, wordt je bericht per e-mail naar ons verstuurd via onze zakelijke e-mailomgeving (Microsoft 365). De website slaat het bericht zelf niet op als klantgegeven. Ter controle van de bezorging wordt een kopie van de verzonden e-mail maximaal 14 dagen bewaard in een beveiligd logboek van de website. Om misbruik tegen te gaan, wordt je IP-adres in versleutelde vorm 30 seconden tijdelijk vastgelegd.

Afspraak maken via Microsoft Bookings

Voor het inplannen van afspraken gebruiken wij Microsoft Bookings. De gegevens die je daar invult, worden verwerkt door Microsoft en komen in onze agenda terecht. Je ontvangt een bevestiging per e-mail.

WhatsApp

Stuur je ons een bericht via WhatsApp, dan verwerkt WhatsApp (Meta) ook gegevens volgens zijn eigen privacybeleid. Stuur via WhatsApp liever geen gevoelige gegevens, zoals je BSN of financiële stukken. Daarvoor gebruiken we ons beveiligde klantportaal.

Websitestatistieken (Google Analytics)

Als je daarvoor toestemming geeft via de cookiemelding, gebruiken wij Google Analytics om te zien hoe onze website wordt gebruikt. Google verwerkt daarbij gegevens over je bezoek, zoals de bezochte pagina's, je apparaat en browser en een benadering van je locatie. De grondslag is jouw toestemming. Je kunt die altijd intrekken via de link "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina.

Google kan gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, onder meer in de Verenigde Staten. Google valt onder het EU-VS Data Privacy Framework. Wij gebruiken de statistieken niet voor advertenties en bewaren ze maximaal 14 maanden. Meer informatie vind je in de cookieverklaring en in het privacybeleid van Google.

Met wie delen wij je gegevens?

Wij delen je gegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als de wet dat verplicht. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Het gaat om:

• Onze hostingpartij, voor het hosten van de website en het verwerken van formulieren
• Microsoft, voor e-mail, agenda en Bookings
• Google, voor websitestatistieken (alleen met jouw toestemming)
• De leverancier van ons klantportaal en onze boekhoudsoftware
• De Belastingdienst en andere overheidsinstanties, voor het indienen van aangiften en als de wet dat verplicht

Hoe lang bewaren wij je gegevens?

• Contactberichten en afspraakgegevens van niet-klanten: maximaal 1 jaar na het laatste contact
• Klantgegevens en administratie: zolang de overeenkomst loopt, en daarna zolang de wettelijke bewaarplicht geldt (in de regel 7 jaar)
• Kopieën van verzonden e-mails in het logboek van de website: maximaal 14 dagen
• Websitestatistieken in Google Analytics (alleen als je toestemming geeft): maximaal 14 maanden

Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals een beveiligde (https) verbinding, een beveiligd klantportaal, sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie waar dat mogelijk is. Heb je de indruk dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact met ons op.

Welke rechten heb je?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking, de verwerking laten beperken of je gegevens laten overdragen. Stuur je verzoek naar info@fioadvies.nl. We reageren binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen je te identificeren.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Cookies

Hoe wij met cookies omgaan, lees je in onze cookieverklaring.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.