Van administratiekantoor overstappen: in 5 stappen geregeld

Van administratiekantoor overstappen voelt voor veel ondernemers als een flinke klus. Je administratie, je aangiften en je contact met de Belastingdienst lopen immers via je huidige kantoor. In de praktijk valt het mee. Met een goede voorbereiding is de overstap naar een ander administratiekantoor in vijf stappen geregeld.

Waarom ondernemers overstappen

De redenen verschillen. Sommige ondernemers vinden hun kantoor slecht bereikbaar of krijgen pas na weken antwoord. Anderen willen volledig digitaal werken, met realtime inzicht in hun cijfers. Ook groei is een veelgehoorde reden: wie overstapt van eenmanszaak naar bv, heeft vaak meer behoefte aan meedenken en fiscaal advies. En soms past de prijs simpelweg niet meer bij wat je krijgt.

Herken je jezelf hierin? Dan is dat een goed moment om rond te kijken. Een administratiekantoor hoort je werk uit handen te nemen en je rust te geven, niet om je extra zorgen te bezorgen. Blijf je twijfelen, vraag dan eerst een vrijblijvend gesprek aan. Zo weet je wat een overstap voor jou betekent, nog voordat je iets opzegt.

Wanneer kun je overstappen?

In principe op elk moment. Het begin van een nieuw boekjaar of een nieuw kwartaal is vaak het overzichtelijkst, omdat je administratie dan netjes kan worden afgesloten. Kijk wel even naar de opzegtermijn in je huidige overeenkomst en spreek af wie welke aangifte nog verzorgt.

Administratie­kantoor overstappen in 5 stappen

• Stap 1: kennismaking. We bespreken je situatie, je wensen en je huidige administratie. Je ontvangt een offerte met een vaste prijs per maand.
• Stap 2: opzeggen. Je zegt je huidige overeenkomst op. Wij vertellen je precies welke gegevens je moet opvragen.
• Stap 3: overdracht. We zetten je administratie over of richten die opnieuw in. Werk je met Moneybird, e-Boekhouden of Rompslomp? Dan sluiten we daarop aan.
• Stap 4: machtigingen. We regelen de machtigingen bij de Belastingdienst, zodat wij je aangiften kunnen verzorgen.
• Stap 5: aan de slag. Vanaf dat moment lever je alles digitaal bij ons aan en heb je een vast aanspreekpunt.

Welke gegevens vraag je op bij je oude kantoor?

• Je laatste jaarrekening en de ingediende aangiften (btw, inkomstenbelasting of Vpb)
• Een export van je administratie, of in elk geval de balans en de grootboekrekeningen
• Een overzicht van openstaande facturen van klanten en leveranciers
• Lopende zaken met de Belastingdienst, zoals voorlopige aanslagen, bezwaren of betalingsregelingen

Je bent wettelijk verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Zorg dus dat je de oude gegevens ook zelf digitaal bewaart, los van welk kantoor je administratie verzorgt.

Wat kost van administratie­kantoor overstappen?

Bij de meeste kantoren betaal je eenmalige opstartkosten. Daarvoor wordt je administratie ingericht, worden de beginbalans en je gegevens overgenomen en worden de machtigingen geregeld. Vraag ook na of je huidige kantoor kosten rekent voor het afsluiten of overdragen van je dossier. Zo weet je vooraf precies waar je aan toe bent en kom je niet voor verrassingen te staan.

4 veelgemaakte fouten bij de overstap

• Te laat opzeggen, waardoor je een periode dubbel betaalt
• Geen afspraak over lopende aangiften, bijvoorbeeld de aangifte inkomstenbelasting over het vorige jaar
• De oude administratie niet zelf bewaren, terwijl je die later nog nodig kunt hebben
• Machtigingen niet op tijd regelen, waardoor een aangifte te laat wordt ingediend

Waar let je op bij een nieuw administratie­kantoor?

• Bereikbaarheid: heb je een vast aanspreekpunt en hoe snel krijg je antwoord?
• Werkwijze: kun je digitaal aanleveren en zie je je cijfers zelf?
• Prijs: is het een vaste prijs, en wat zit er wel en niet in?
• Meedenken: krijg je ook advies, of alleen de verplichte aangiften?

Overstappen naar FiO Advies

Bij FiO Advies regelen we de overstap samen met je. Je betaalt eenmalige opstartkosten en daarna een vaste prijs per maand. Lees hoe onze werkwijze eruitziet, bekijk onze tarieven of plan een gratis kennismaking. We vertellen je eerlijk wat we voor je kunnen doen.